La bibliothèque confinée

S’il a fallu mettre en suspens un certain nombre de tâches, d’autres ont cependant pu être menées à distance, permettant d’assurer au mieux la continuité de nos missions de service public : anticiper les besoins des lecteurs, préparer la réouverture, mais aussi améliorer des services proposés à notre public. Cette période particulière a ainsi été porteuse de nombreuses réflexions et actions nouvelles.

Fermer la bibliothèque

Après la fermeture des portes de la bibliothèque, d’autres aspects de l’activité de la bibliothèque se sont avérés plus complexes, comme la régie des prêts aux expositions : dès le 16 mars était ainsi prévu le démontage d’une exposition sur les drapés qui venait de s’achever au musée des beaux-arts de Lyon. L’ouvrage prêté par l’INHA, alors encore en place, est resté dans sa vitrine bien plus longtemps que prévu, mais sans le moindre visiteur bien sûr. Pour toutes les expositions en cours, il a fallu prolonger les assurances, s’assurer avec le musée emprunteur des bonnes conditions de conservation, et programmer un retour dans le contexte d’incertitude que nous connaissions. Plus complexes encore ont été les expositions qui devaient commencer pendant ou peu après le confinement : seraient-elles annulées, reportées, à quelle date ? quand aurions-nous l‘information de manière définitive ? comment organiser les nombreuses opérations liées à la gestion des prêts (contrats de prêt, constats d’état, convoiement…) quand le calendrier était plein d’incertitudes ? Des solutions ont pu être trouvées au prix de multiples échanges avec chacun des partenaires.

Une vitrine lyonnaise occupée un peu plus longtemps que prévu par l’ouvrage de Crispin de Passe, La Luce del dipingere e desegnare nelle ovale, Amsterdam, J. Jansz, 1643. Paris, bibliothèque de l’INHA, collections Jacques Doucet, Fol Res 894. Cliché Juliette Robain.

Pendant ce temps, si le site Richelieu était fermé au public et aux professionnels, les collections qui s’y trouvaient ne pouvaient pas rester sans surveillance. Outre la présence de pompiers et d’agents de sécurité, des rondes de contrôle ont été effectuées régulièrement par plusieurs membres de la bibliothèque afin de surveiller la température et l’hygrométrie dans les magasins, ou de parer rapidement à la présence d’éventuels nuisibles (rongeurs, champignons, traces d’humidité). Cela n’a heureusement pas été le cas.

Améliorer le signalement

Si le catalogage des documents en main a logiquement été interrompu, il a été possible de mener à distance des opérations d’amélioration des données proposées en ligne. Les outils sont en effet restés accessibles, dans leurs versions professionnelles comme publiques. Les services du Catalogue et du Patrimoine ont ainsi travaillé sur la qualité du signalement dans les catalogues, celui de l’INHA, Calames et le Sudoc. De nombreuses notices ont été enrichies de liens vers des autorités, dont beaucoup ont été créées et améliorées – c’est notamment le cas de notices d’universitaires en activité. Certains recueils d’ornements et livres de fête n’étaient pas encore catalogués mais ont pu l’être grâce à des numérisations, réalisées avant le confinement en vue d’une prochaine mise en ligne.

Catalogué et bientôt en ligne : planche extraite de la Description de la cavalcade ornée de chars de triomphe, emblêmes &c. &c. qui, à l’occasion du jubilé millenaire de Saint Rombaut évêque, apôtre, martyr et patron de la ville et province de Malines, sera exécutée les 26. & 27. de juin, 3. & 10. de juillet 1775, Malines, s. n. n. d. Paris, bibliothèque de l’INHA, collections Jacques Doucet, Fol Est 390. Cliché INHA.

En outre, si elles requièrent souvent des vérifications (à venir !) sur les documents, les opérations de transfert d’informations d’un système à un autre pour unifier et simplifier les outils à disposition des lecteurs ont pu avancer : la manipulation de fichiers et le nettoyage des données peut se faire à distance – c’est le cas du signalement des archives et des manuscrits dans Calames par exemple. De même, une partie croissante des ouvrages de l’ancienne bibliothèque centrale des Musées nationaux, aujourd’hui intégrée à l’INHA, qui sont désormais recensés dans le Sudoc.

Par ailleurs, la classification de la bibliothèque du Congrès, que les lecteurs friands du libre accès connaissent bien, a été revue et complétée, en vue de leur donner un accès à ces données, afin de guider et d’enrichir leur parcours dans les collections.

Tout cela nécessite bien entendu une adaptation des postes de travail et une organisation différente entre la vie personnelle et professionnelle, mais des chantiers menés durant le confinement trouveront leur aboutissement dans les mois qui viennent, s’ils n’ont pas déjà porté leurs fruits.

Maintenir les liens

Parmi les tâches faisables à distance, nombreuses ont été celles qui s’inscrivaient dans le temps long des activités collectives de la bibliothèque. C’est le cas de la mise à jour et de la formalisation d’une fiche documentant la procédure d’entrée des fonds, d’archives ou de bibliothèques, par le service de la Conservation. La bibliothèque de l’INHA reçoit en effet régulièrement des ensembles de documents, mêlant généralement imprimés et archives, provenant de dons ou d’achats, la plupart du temps de particuliers. Leur entrée requiert une solide organisation entre plusieurs acteurs, dans des délais souvent contraints. Il s’agissait donc d’élaborer collectivement un document listant les contacts dans les différents services et les questions préliminaires au déménagement : présence ou non d’un ascenseur sur le lieu d’origine, conditionnement des documents pour le transfert, précautions de conservation particulières, etc. Le travail à distance a été l’occasion d’un moment de calme, qui a permis de finaliser ce document et d’échanger avec une partie des acteurs concernés.

D’autres activités ont quant à elles pu se poursuivre presqu’à l’identique – questions pratiques mises à part. La veille sur les acquisitions, courantes ou patrimoniales, et le suivi de celles faites avant la mi-mars ont été de celles-là, tout comme certaines tâches menées par le service de l’Informatique documentaire, par exemple celles touchant la bibliothèque numérique. De même, les adresses info-bibliotheque @ inha.fr et rdvpatrimoine @ inha.fr sont restées actives pour répondre, autant que possible, aux questions des lecteurs. Mais l’une des choses les plus affectées par le confinement a sans doute été les relations humaines, avec les lecteurs bien sûr, mais également entre collègues. Échanger des informations lors de réunions en visio et par courriel peut en effet être plus frustrant et moins libre que de pouvoir les partager lors de réunions de visu, de continuer autour d’un café, d’en reparler à la cantine.

Plus difficile encore à imaginer : la prise de poste confinée. Cela a été le cas de plusieurs collègues arrivés à l’INHA au cours des dernières semaines : dans ces circonstances, rien ne ressemble à ce que l’on avait pu imaginer comme premiers jours sur place : la rencontre avec les nouveaux collègues, la visite des locaux, l’installation dans son nouveau bureau, la remise des clefs et badges de circulation… Puis passée la phase d’accueil numérique, il faut commencer à travailler avec les uns et les autres à distance, prendre en main les dossiers et les nouveaux outils de travail, et retenir noms et fonctions dans l’organigramme sans pouvoir y associer un visage. L’impatience est grande de pouvoir réellement faire connaissance avec tous.

Préparer le retour

Préparation de la salle Labrouste pour le retour du public. Cliché INHA.

Puis il a fallu peu à peu organiser le retour des équipes et la reprise d’activité. Les contraintes sanitaires rendent la chose complexe, car aucun risque ne doit être pris, ni pour les équipes, ni pour les collections, ni pour les futurs lecteurs. Des visio-réunions ont été organisées pour mettre en place le circuit de numérisation exceptionnelle, les procédures de quarantaine des collections manipulées, les étapes qui suivront, et toutes les questions pratiques, humaines, juridiques, techniques que cela entraîne. Pour un petit nombre d’entre nous, le retour sur site est fait d’aménagements des locaux pour permettre ces nouvelles organisations : affichage de consignes, créations de postes de reproduction dans le magasin central, constitution des plannings de présence, changements dans la disposition des espaces.

Poste de prise de vue créé spécifiquement pour les demandes de numérisation exceptionnelle. Cliché INHA.

Si la bibliothèque ne s’est pas complètement arrêtée de tourner durant ces deux mois et demi, nous sommes impatients de retrouver nos lecteurs !

Sophie Derrot et Juliette Robain