L’implantation du libre accès dans la nouvelle bibliothèque

En décembre prochain, la bibliothèque de l’INHA rouvre ses portes en salle Labrouste. Longuement attendue après plusieurs années de restauration, cette nouvelle salle sera l’occasion de mettre en place l’une des grandes nouveautés de la future bibliothèque : le libre accès.  Au total, ce sont environ 150 000 livres et revues qui seront mis à la disposition directe des lecteurs, dans la salle de lecture ou dans le magasin central attenant, pour la première fois ouvert au public. Le reste des ouvrages (environ 600 000 documents) sera toujours conservé en magasins fermés et sera consultable à partir de 2017.

Pour mettre en place ce libre accès, un travail colossal de recotation et d’implantation a été effectué par toute l’équipe de la bibliothèque et avec l’aide d’entreprises partenaires. Alors que le déménagement a commencé à la fin du mois de septembre, nous vous proposons à présent d’en apprendre un peu plus sur ce grand chantier.

Un nouveau système de cotation

Actuellement, les collections de la bibliothèque sont conservées dans des endroits très différents : au sein du quadrilatère Richelieu, dans divers magasins fermés et dans les galeries autour de la salle Ovale, mais aussi à Marne-la-Vallée au CTLES (Centre Technique du Livre de l’Enseignement Supérieur), où sont notamment conservées les collections provenant de la BCMN (250 000 documents).

Jusqu’à maintenant, les ouvrages étaient classés par formats, selon une cotation dite « de magasin », qui permettait de les ranger facilement à la suite les uns des autres, mais qui n’était pas signifiante d’un point de vue intellectuel. Ce type de rangement, qui rend impérative l’utilisation du catalogue de la bibliothèque pour localiser les livres, n’est pas adapté à une collection en libre accès.

Aussi, désormais, les documents en libre accès seront organisés en suivant un nouveau système de cotation des ouvrages, celui de la Bibliothèque du Congrès ou « LCC » (Library of Congress Classification). Il s’agit du système le plus employé au sein des bibliothèques universitaires anglo-saxonnes. Cette cotation permet de classer les ouvrages au sein de grandes thématiques – Architecture, Archéologie, Philosophie de l’art, etc. – en allant du général vers le particulier. Par exemple, au sein des Beaux-Arts, vous trouverez le Dessin, et au sein de cette catégorie l’histoire du dessin, les techniques du dessin, la caricature, l’aquarelle, etc.

Capture d’écran de la classification du groupe N – Beaux-Arts.© Library of Congress

Cette opération de recotation, effectuée par le service du catalogue de la bibliothèque, a duré plusieurs années. Elle a été suivie par le « rondage », réalisé par la société Nettec. Il a consisté en la pose de nouvelles étiquettes sur les ouvrages et l’ajout de signets de couleur. À chaque couleur correspond un corpus thématique.

L’implantation des collections

Dans le futur libre-accès, les ouvrages ont été classés au sein de sept grands corpus décidés avant leur sélection : les généralités en art, où vous trouverez les grandes synthèses mais aussi les ouvrages concernant la théorie et la philosophie de l’art ; les ouvrages sur les artistes (monographies, catalogues raisonnés, catalogues d’exposition, etc.) ; les Beaux-Arts, classés de manière thématique (architecture, sculpture, peinture, dessin, etc.) ; l’archéologie, l’histoire et la topographie ; les périodiques et enfin un ensemble de catalogues de musées.

La recotation des livres a permis d’organiser intellectuellement et matériellement ces grands corpus en les subdivisant en collections thématiques. Celles-ci ont aussi été décidées à l’aide d’un plan de classement pour chaque corpus, c’est-à-dire d’une arborescence où chaque document doit avoir une place cohérente. À l’issue de cette phase, l’équipe de la bibliothèque a pu estimer combien d’étagères seraient nécessaires pour chaque thématique. Cette opération s’est effectuée en partant d’une moyenne de 30 ouvrages par mètre, norme utilisée par la plupart des bibliothèques dans le monde. Cette moyenne a aussi pris en compte la taille des ouvrages en histoire de l’art qui sont généralement beaucoup plus volumineux que la moyenne.

À partir de l’estimation du nombre d’étagères nécessaire pour chaque thématique, une matrice d’implantation a été créée afin de visualiser l’organisation future des collections : il s’agit d’un fichier excel schématisant le plan de chaque niveau. Tous les meubles où seront entreposés les ouvrages y sont représentés. Chaque thématique a été virtuellement « implantée » en fonction de l’espace disponible et en veillant à préserver la logique d’ensemble des collections, tout en tenant compte des acquisitions à venir.

À chaque thématique a été assignée une couleur afin de mieux visualiser les différents ensembles. Attention, ce code couleur provisoire ne sera pas celui qui sera utilisé pour la signalétique de la bibliothèque.

Voici une matrice d’implantation. Celle-ci représente le 1er étage du magasin central. À cet étage, vous trouverez des ouvrages des corpus « Arts et Beaux-Arts » et « Archéologie, Histoire et Topographie ». On note la présence de 12 couleurs sur cette matrice, représentant 12 collections thématiques appartenant à ces deux grands ensembles. Les flèches montrent l’ordre dans lequel les ouvrages doivent être rangés. Les différentes collections ont été imbriquées de manière pertinente pour le lecteur, afin qu’au moment de la recherche des documents, ceux-ci soient organisés logiquement en fonction du domaine.

Le déménagement

Une fois cette matrice validée, cette implantation devait être visible de manière pratique au sein du magasin central et de la salle Labrouste, afin de faciliter le déménagement. Aussi, en août dernier, des étiquettes ont été collées sur chaque étagère. Ces étiquettes sont de la même couleur que les signets qui étaient placés dans vos livres, mais aussi que les couleurs présentes sur la matrice d’implantation. Temporaires, elles indiquent une tranche d’indices, ou tranche de cote, et aident donc au repérage et au reclassement des ouvrages dans les différents espaces du libre-accès.

Les signets des livres,couleur turquoise pour Généralités sur l’art, retirés après avoir été rangés dans la salle Labrouste. Cliché Céline Cachaud INHA

Le déménagement, qui a commencé le 27 septembre dernier, consiste à prendre dans les anciens magasins un ensemble de livres avec un signet d’une même couleur, par exemple bleu. Ceci s’appelle le « picking » et est effectué par les déménageurs. Ces derniers apportent ensuite des armoires de livres dans le magasin central ou la salle Labrouste au niveau des étagères portant cette même couleur bleue. Les armoires sont alors vidées par toute l’équipe de la bibliothèque : des magasiniers, des bibliothécaires, etc. ; ainsi que par une équipe de moniteurs étudiants à temps partiel et des contractuels, engagés à cette occasion. Ils doivent alors reclasser les ouvrages un par un en suivant l’ordre des cotes imprimées sur les étiquettes.

Arrivée des armoires du CTLES en salle Labrouste le 27 septembre 2016. Cliché INHA

Ils ont environ deux mois et demi pour classer les 150 000 ouvrages du libre-accès sur trois étages, sans compter la salle de lecture.

La salle Labrouste rouvrira le 15 décembre à 9 h. Cette date fut choisie car c’est aussi un 15 décembre que Jacques Doucet offrit sa bibliothèque à l’université de Paris.

En bref

 Céline Cachaud, service du patrimoine