Les communications différées : pourquoi ? comment ?

Plongé(e) dans une recherche sur Paul Poiret, vous avez cliqué un peu rapidement sur le catalogue de la bibliothèque de l’INHA pour demander ce livre sur le célèbre couturier, dont vous aviez noté les références. Ceci sans prendre garde à la mention « Disponible, COMMUNICATION DIFFÉRÉE (DÉLAI de PLUSIEURS JOURS) ». C’est plus tard, à la banque de communication, qu’on vous explique que « Non, vous ne pourrez pas le consulter aujourd’hui car il n’est pas sur place, il est au CTLes : il y aura un petit délai… ». Le surlendemain, sur une page du même catalogue, vous remarquez cette fois la mention « Fonds BCMN communication différée (délai plusieurs jours) – Adressez-vous à un bibliothécaire ». Vous êtes pour le moins perplexe…

Pourquoi la bibliothèque externalise-t-elle une partie de ses fonds ?

La bibliothèque de l’INHA, comme toutes les bibliothèques de conservation, est confrontée malgré elle au problème récurrent de la saturation de ses espaces de stockage, inhérente à l’accroissement de ses collections.

Les chiffres communiqués par le service de la Conservation et des magasins sont éloquents : à la bibliothèque de l’INHA, le volume théorique d’accroissement annuel des ouvrages cotés en 4 MON (qui est la cote du format de monographie le plus courant) est estimé à 200 mètres linéaires, celui des cotes 8 MON à 100 mètres linéaires ! Cet accroissement et l’impossibilité d’agrandir les magasins où sont entreposées les collections impliquent le recours au stockage externalisé d’une partie des fonds de la bibliothèque pour libérer de la place.

Pour remédier à la saturation de ses magasins de conservation, la bibliothèque de l’INHA dispose d’un partenaire privilégié : le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes), situé à Bussy-Saint-Georges, près de Marne-la-Vallée. Il s’agit d’un établissement public national à caractère administratif créé en 1994 et placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche. Au service des bibliothèques universitaires et des grands établissements franciliens, le CTLes assure la collecte, la gestion, la conservation, mais aussi, dans le cadre du prêt entre bibliothèques, la communication des documents déposés dans son entrepôt. Ces ouvrages restent bien sûr consultables, moyennant les quelques jours de délai nécessaires pour que les demandes soient traitées et acheminées par navettes quasi quotidiennes entre Bussy et Paris.

Bussy-Saint-Georges, CTLES, vue d’ensemble, mai 2014. Cliché INHA

Comment demander les documents conservés au CTLes ?

Sur le catalogue de la bibliothèque, ces documents sont distingués par la mention « Disponible, COMMUNICATION DIFFÉRÉE (DÉLAI de PLUSIEURS JOURS) ». Comme pour les autres demandes, il suffit de cliquer sur « Demander » pendant les horaires de communication des documents, autrement dit de 10h à 17h45 du lundi au vendredi, et de 10h à 16h45 le samedi.

Bibliothèque de l’INHA, catalogue Recherche+, notice d’un ouvrage conservé au CTLes.

Quelques jours plus tard, un courriel vous prévient de l’arrivée du document et vous avez deux semaines pour venir le consulter à la bibliothèque. Pour information, seule la consultation sur place est possible pour ce type de document. Si le délai ne suffit pas, il est possible de demander une prolongation à l’adresse peb[à]inha.fr .

Ce service a-t-il un coût ?

S’il est gratuit pour les lecteurs, l’acheminement des documents du CTLes a cependant un coût, pris en charge par la bibliothèque de l’INHA. Le saviez-vous ? Il s’élève à 2,45 € par ouvrage ou volume (pour une publication en plusieurs volumes). C’est pourquoi l’on doit y réfléchir à deux fois avant de cliquer sur « Demander », d’autant que faire venir un document en communication différée représente des manutentions et mobilise plusieurs personnes presque tous les jours sur les deux fronts, à l’INHA comme au CTLes.

Les étapes du parcours d’un document

Nombreuses sont les étapes entre votre clic sur la page du catalogue et la mise à disposition du document : nous n’en retiendrons que les principales. Imaginons que nous sommes lundi et que vous venez de demander ce fameux livre sur Poiret depuis votre ordinateur portable pendant les créneaux horaires indiqués.

• Lundi : votre demande sort sur l’imprimante du bureau de l’équipe du prêt entre bibliothèques (PEB), qui gère les communications différées. On a choisi un papier jaune soleil pour éviter les confusions avec les demandes standard.
• Mardi matin (J+1) : votre demande et les autres demandes du lundi sont vérifiées, listées et envoyées au CTLes.
• Mardi après-midi : les équipes du CTLes, après vérification de la disponibilité des documents, vont les prélever dans leurs magasins. Loin d’être anodin, ce prélèvement présente des risques : en effet, au CTLes, à côté des magasins « traditionnels », il existe des magasins industriels « de grande hauteur », dans lesquels une nacelle est nécessaire pour atteindre les rayonnages concernés ! Cela implique pour les magasiniers qui y travaillent, entre autres compétences particulières, d’avoir un permis pour manœuvrer des engins élévateurs. Puis les livres sont conditionnés dans des cartons cerclés et étiquetés, pour constituer la navette.

CTLes, magasin de grande hauteur, mai 2014. Cliché INHACTLes, le même magasin avec la nacelle, mai 2014. Cliché INHA

• Mercredi matin (J+2) : un magasinier ou magasinière du CTLes préposé·e à la navette du jour et qui en même temps conduit la camionnette du CTLes effectue le trajet en direction de Paris. La tournée est parfois longue car il y a plusieurs établissements à livrer dans des conditions de circulation pour le moins difficiles…  En général, la livraison à la bibliothèque de l’INHA a lieu en toute fin de matinée.

Dans la cour du 58, rue de Richelieu, Alexandra, préposée à la navette du jour du CTLes, septembre 2021. Cliché INHA

• Mercredi début d’après-midi : l’équipe du PEB ouvre les cartons. Votre livre sur Paul Poiret est arrivé ! Une fois prêt pour la communication, vous recevez le courriel de mise à disposition.
• Vendredi (J+17) : si vous n’avez pas sollicité une prolongation, l’ouvrage dûment consulté est reconditionné et prêt à repartir au CTLes.

Il en va de même pour tous les jours de la semaine, sauf les samedi et dimanche, où aucune demande n’est envoyée et où aucune livraison n’a lieu.

Stockage au CTLes du fonds BCMN

150 000 documents issus des collections de la Bibliothèque centrale des musées nationaux (BCMN) sont également conservés au CTLes. Ayant rejoint l’INHA en 2016, ils constituent un fonds spécifique que l’on distingue pour des raisons de traitement intellectuel et auquel on accède différemment.

Vous les reconnaîtrez à la mention « Fonds BCMN communication différée (délai plusieurs jours) – Adressez-vous à un bibliothécaire » dans le catalogue de la bibliothèque.

Bibliothèque de l’INHA, catalogue Recherche+, notice d’un ouvrage issu du fonds de la BCMN et conservé au CTLes.

Pour les obtenir, vous devez vous adresser non pas au personnel à la banque de communication, mais aux bibliothécaires en permanence au centre de la salle Labrouste. Ils examineront votre demande pour vérifier s’il n’existe pas un autre exemplaire immédiatement disponible et, le cas échéant, vous indiqueront la date de la prochaine navette mensuelle, pour laquelle vous pourrez remplir un bulletin papier.

Pour ce fonds particulier, une seule navette par mois est prévue : elle n’est pas prise en charge par le CTLes, mais par des personnels de la bibliothèque, qui se portent volontaires, véhiculés par des agents du service des Moyens techniques de l’INHA. Ils se rendent à Bussy-Saint-Georges dans la matinée du jour fixé dans le mois et prélèvent eux-mêmes les livres (pas dans des magasins de grande hauteur, heureusement…).

CTLes, magasin abritant le fonds BCMN à la communication différée, 2021. Cliché INHA

C’est l’occasion pour certain(e)s de découvrir ce vaste site de stockage entouré de verdure, avec ses voisins insolites : des moutons en éco-pâturage !

Bussy-Saint-Georges, aux abords du CTLes, les moutons, 2021. Cliché INHA

De retour à la bibliothèque en début d’après-midi, les documents (dont la quantité peut avoisiner la cinquantaine) sont préparés pour la consultation avec une fiche rose. Le lendemain, vous recevez un courriel de mise à disposition des livres, qui restent consultables un mois. Après toutes ces étapes, ils ne repartent généralement pas au CTLes et sont intégrés au fonds général.

Perspectives d’avenir

À titre d’information, environ 360 mètres linéaires de collections INHA ont été envoyés lors du dernier versement au CTLes. À la lueur de notre propos, vous aurez deviné que d’autres suivront… Prochainement, le service de la Conservation et des magasins prévoit d’en délocaliser encore environ 400 autres mètres linéaires. Mais les demandes de communication différées n’ont désormais plus de secret pour vous et vous saurez vous organiser en conséquence !

Merci à Cécile Claudinon du service des Services aux publics, qui encadre l’équipe du prêt entre bibliothèques, ainsi qu’à Alix Saunier entre autres chargé de transferts de collections au service de la Conservation et des magasins, pour les données chiffrées !

Christine Camara, service des Services aux publics